Конкурентное преимущество

Рис. 1. Вёрстка каталога.

Рис. 1. Автоматизированная система вёрстки каталогов.

К сожалению, компания в которой был внедрён наш программный продукт не дала разрешения на публикацию своего имени, сочтя это коммерческой тайной. Поэтому отчёт будет обезличенным, однако, основан он на реальных данных. Кроме того, в отчёте будет фигурировать информация, основанная на моём личном опыте вёрстки товарных каталогов.

Сам факт того, что внедрение программы автоматизированный вёрстки засекретили, говорит о её невероятных возможностях и, обладающая ей фирма, получает огромное конкурентное преимущество на рынке. С другой стороны, не применение в своих технологических цепочках программы автоматизированной вёрстки товарных каталогов, существенно понижает конкурентоспособность Вашей компании как в области создания товарных каталогов, так и в целом на рынке.
Впрочем, от эпитетов предлагаю перейти к фактам и цифрам.

Традиционная технология вёрстки 

Поскольку автоматизированная система вёрстки товарных каталогов является альтернативой традиционной технологии создания товарных каталогов, то сравнивать её следует именно с этой технологией. А чтобы не быть голословным кратко опишу эту технология, тем более, что я неоднократно принимал участие в подобных проектах на различных позициях и в различных компаниях.

Традиционная технология вёрстки товарных каталогов выглядит следующим образом:

1. Принимается решение о выпуске каталога, назначаются ответственные лица, утверждается бюджет;
2. Продакт-менеджеры начинают готовить информацию. Подготовка информации заключается в подборе материалов. Поскольку все товарные позиции невозможно разместить в бумажном каталоге, то выбираются наиболее значимые. Далее менеджер отбирает картинки, делает распечатки на принтере и при помощи папки-файла формирует макет полосы. Иными словами, пока "не жёстко" определяется количество информации, присутствующей на полосе;
3. Формируются технические исполнители проекта. Если проект не первый, то с исполнителями более-менее понятно. Есть модели или модельные агентства, есть фотографы и т.д. Есть верстальщики и дизайнеры.
4. Дизайн товарного каталога утверждён, материал отобран, приступаем к вёрстке. Мне неоднократно приходилось участвовать на этой стадии в качестве исполнителя и, даже, организатора группы вёрстки.

Проблемы традиционной схемы 

Традиционная технология вёрстки товарных каталогов сталкивается с рядом трудностей, которые:

• растягивают время создания каталога;
• снижают его качество как с точки зрения качества информации, так и с точки зрения качества подготовки к печати.

Рис. 2. Сбор материала.

Рис. 2. Сбор материала для каталога в традиционной схеме.

1. Продакт-менеджер собирает и готовит информацию в бумажном виде. На этом этапе верстальщики никак не задействованы. Это происходит от того, что, во-первых, дизайн товарного каталога ещё не утверждён, во-вторых, не утверждена окончательно товарная номенклатура. В этот период руководители проекта слабо представляют на кокой стадии находится проект. По этой причине, на этой стадии бездарно теряется драгоценное время, после чего наступает аврал.

2. Вторая проблема связана с организацией процесса разработки и вёрстки товарного каталога. Разумеется, даже крупный игрок на рынке старается сократить свои издержки, и это можно сделать за счёт вынесения за штат позиций дизайнера и верстальщика. Действительно, зачем "кормить" людей, если их услуги нужны всего несколько месяцев в году. На выручку приходит дизайн-студия или фриланс. Дизайн-студия конечно хорошо, но дороговато, а вот фриланс – самое то, дёшево и сердито. Однако товарные каталоги имеют свою специфику, отличную от других видов вёрстки. Следует уточнить, что каждый товарный каталог имеет свою индивидуальную специфику. По этой причине, красивый дизайн, сделанный в дизайн-студии, может эту специфику не учитывать, а потому уже при вёрстке товарного каталога возникнут неизбежные проблемы, решение которых приведёт к нарушению дизайнерской целостности каталога как единого продукта. А это, друзья, если хотите, конкурентный проигрыш или имиджевые потери.

3. Третья проблема также связана с организацией процесса вёрстки. Как часто происходит, верстальщиков на вёрстку товарных каталогов нанимают по фриланс схеме. С одной стороны это даёт экономию в затратах на верстальщиках, с другой – существенно сокращает общую производительность создания товарного каталога. Почему это происходит? Дело в том, что такая технология организации вёрстки товарных каталогов требует высокой степени централизации, иначе управляемость проектом резко снижается. Централизация требует из коллектива продакт-менеджеров выделить нескольких ответственных людей. Их может быть 2–3 человека (а весь отдел, например, 10–15 чел.). Более того, как привило, внешнии взаимодействия, т.е. с фриланс верстальщиками, могут выстраиваться только через одного человека (Руководителя Отдела, далее РО). Взаимодействие выстраивается следующим образом:

• верстальщик получает задание от РО, верстает в чистую, записывает и высылает PDF РО на утверждение;
• РО отсылает PDF ответственному за товарную группу продакт-менеджеру;
• продакт-менеджер проверяет, вносит правку и отправляет PDF РО;
• РО переправляет правки верстальщику.

Невооружённым взглядом видно сколь много здесь лишних телодвижений. Можно ли взаимодействовать верстальщикам и продакт-менеджерам напрямую? Нельзя! В этом случае, при масштабных проектах, теряется контроль и наступает хаос.
Каковы недостатки такой схемы? РО испытывает колоссальные перегрузки. "Это их проблемы", скажет работодатель, "они за это деньги получают". Второй недостаток, верстальщики ничего не знают о структуре дизайна. Если дизайн не совсем примитивный, то верстальщики будут его всячески игнорировать и упрощать. Кстати, РО в этом деле им хороший помощник. Иными словами, компания может потратиться на эксклюзивный дизайн, а в результате получится "школьная газета".

Рис. 3. Плохая управляемость.

Рис. 3. Плохая управляемость проектом вызывает раздражение руководства.

4. Четвёртая проблема связана с катастрофической нехваткой времени на создание товарного каталога. Почему это происходит? Из-за неэффективной организации труда. Но в данных обстоятельствах оптимизировать схему практически невозможно (причины потери времени описаны в п.1). Нехватка времени приводит к тому, что приходится отказываться от ряда важных технологических операций в угоду основной цели – сдать каталог в печать. Прежде всего, как я указывал выше, страдает дизайн. т.е. он существенно упрощается (становится более примитивным) относительно утверждённого у руководства. Не проводится предпечатная подготовка и обработка изображений. Как правило, максимальный объём издания не превышает 200–300 полос. Всё это приводит к более низкокачественному продукту относительно конкурентов, применяющих автоматизированную систему вёрстки товарных каталогов (или дорогостоящие технологии).
Иными словами, конкуренты, использующие наш сервис, получают огромное конкурентное преимущество.

Устранение недостатков 

Сервис автоматизированной вёрстки товарных каталогов призван исправить большинство недостатков традиционной технологии организации вёрстки товарных каталогов.

1. Прежде всего, видимая работа над каталогом начинается сразу после распоряжения руководства. Иными словами, каждый допущенный к системе продакт-менеджер начинает вводить информацию в систему. При этом, кроме текстовой информации он заносит в систему все необходимые изображения, пиктограммы, логотипы, а также текстовая информация связывается со стилями шрифтов. В качестве индивидуальной настройки системы (), возможно считывание информации из существующих баз. Далее, продакт-менеджер может получить из системы промежуточный PDF-файл, внимательно проверить его и внести необходимую правку. После этого, продакт-менеджер имеет возможность разнести товарные позиции по полосам макета, т.е. осуществить предварительную вёрстку.

2. Друзья, Вы можете мне не поверить, но вёрстку каталога на 600 и более полос способен осуществить всего лишь один дизайнер-верстальщик. В руки дизайнера попадает уже шаблонированная вёрстка, т.е. предварительная вёрстка на основе шаблона, ранее загруженного дизайнером в систему. Предварительная вёрстка попадает в руки дизайнера со всеми необходимыми элементами (тексты, изображения, пиктограммы, логотипы, стили), а ему остаётся лишь немного "причесать" её и навести красоту.

3. Проект по созданию товарного каталога имеет высокую степень управляемости, т.к. руководитель проекта, не отходя от компьютера, в режиме онлайн видит, что происходит, кроме того, он способен оценить деятельность каждого работника. Иными словами, автоматизированная система вёрстки товарных каталогов предоставляет функции системы управления. При необходимости в систему можно включить дополнительные виджеты () для контроля процесса создания каталога, т.е. дополнительно повысить управляемость проектом.

Опыт внедрения сервиса на реальном производстве 

Рис. 4. Перенапряжение и стресс.

Рис. 4. Традиционная схема создания каталога вызывает у сотрудников перенапряжение и стресс.

Как я писал ранее, компания, где состоялась инсталляция системы автоматизированной вёрстки товарных каталогов не позволила озвучить своё имя, сославшись на коммерческую тайну. В свете вышеописанных конкурентных преимуществ, такая позиция компании вполне оправдана и мы её понимаем. Однако привести статистику в обезличенной форме нам ничто не мешает.

И так, до момента инсталляции в компании на постоянной основе работали 15 продакт-менеджеров и дизайнер. К созданию каталога привлекались 4-е верстальщика. В течении 4-х месяцев в режиме "стресса" эти люди создавали товарный каталог объёмом 200 полос.
Эмоциональный накал был беспрецедентным. Те, кто когда либо принимал участие в подобных проектах понимают о чём я говорю. При фразе руководства "начинаем готовить каталог", у людей случались истерики. Впрочем, и само руководство всех рангов испытывало колоссальные перегрузки.

Внедрение системы автоматизированной вёрстки товарных каталогов позволило:

• отказаться от услуг верстальщиков;
• сократить время на создание каталога до 1,5–2 месяцев (вместо 4-х);
• увеличить объём каталога с 200 до 600 полос;
• при этом улучшилось качество каталога, как информативное и дизайнерское, так и с точки зрения качества печати.

Как я уже отмечал, система автоматизированной вёрстки товарных каталогов сочетает в себе свойства системы управления проектом, поэтому существенно улучшилась управляемость процессом создания каталога, что и дало дополнительный синергетический эффект.

Кратко перечислим все эффекты применения автоматизированной системы вёрстки относительно традиционной технологии создания товарных каталогов.

1. Для создания больших и очень больших каталогов (на 600 и более полос) Вам достаточно иметь, на период создания, всего одного дизайнера-верстальщика.

2. Без авралов и истерик каталог силами компании (группой продакт-менеджеров и дизайнером-верстальщиком) создаётся всего за 1,5–2 месяца, вместо 4-х при более меньшем объёме (300 и менее полос).

3. Последующие каталоги могут быть больше или создаваться ещё быстрее, т.к. система способна аккумулировать и оптимально использовать массивы информации.

4. Система легко оптимизируется исключительно под Ваш бизнес процесс, а в этом случае эффективность существенно повышается.

Рис. 5. Лёгкость обучения.

Рис. 5. Обучение работе с системой происходит в течении нескольких часов.

5. Обучение работе с системой продакт-менеджеров происходит за считанные часы. За время работы со стационарной версией системы "автоматизированной вёрстки товарных каталогов", обучение прошли несколько десятков менеджеров и ни у кого не возникло проблем в работе с системой. Например, я освоил навыки работы с системой менее, чем за час, а базовым основам работы в QuarkXpress обучался месяц. И до сих пор продолжаю обучаться, хотя уже сверстал громадное количество различных изданий (ознакомиться с некоторыми моими работами).

6. Сервис автоматизированной вёрстки товарных каталогов способен выступать в качестве системы управления проектом, что существенно повышает управляемость процессом создания каталога.

Рис. 6. Система управления.

Рис. 6. Сервис даёт возможность автоматизировать систему управления проектом.

Как можно увидеть, эффектов от внедрения сервиса – огромное количество, создаваемое при этом конкурентное преимущество невозможно переоценить. Чисто финансовый эффект также весьма внушителен. Как минимум не требуется оплата труда верстальщиков, а это несколько сотен тыс. . Кроме того, РО может заниматься своими прямыми обязанностями (и приносить доход компании), а не только проектом создания каталога. Иными словами, на создании одного каталога (< 300 полос) финансовая экономия составляет более 500 тыс. .